Az online pénztárgép használatára kötelezett vállalkozások körét a Nemzetgazdasági Minisztérium (NGM) rendelete (48/2013.(XI.15.)) szabályozza.
A rendelet az alábbi tevékenységi köröket sorolja fel, akik csak online pénztárgéppel kiállított nyugtával teljesíthetik nyugtaadási kötelezettségüket:
Az Áfa tv. 166. § (2) bekezdésében foglalt feltétel teljesülése hiányában nyugtaadási kötelezettségüknek kizárólag pénztárgéppel tehetnek eleget az alábbi adóalanyok, illetve üzletek:
a) a gyógyszertárak,
b) a 2009. október 15. napján hatályos TEÁOR ’08
1. a 45.20 szerinti gépjármű-javítási, karbantartási,
2. a 45.32 szerinti gépjárműalkatrész-kiskereskedelmi,
3. a 45.40 szerinti motorkerékpár, -alkatrész kereskedelmi, javítási,
4. a 47.1–47.7 és 47.91 szerinti kiskereskedelmi,
5. 49.32 szerinti taxis személyszállítási,
6. az 56.1 és 56.3 szerinti vendéglátási (kivéve a mozgó szolgáltatásnyújtási),
7. az 55.1–55.3 szerinti szálláshely-szolgáltatási (kivéve a falusi szálláshely-szolgáltatási),
8. 66.12 szerinti értékpapír-, árutőzsdei ügynöki tevékenységből kizárólag a pénzváltási,
9. a 77.1–77.2 és 77.33 szerinti kölcsönzési,
10. 86.10 szerinti fekvőbeteg-ellátási tevékenységből kizárólag plasztikai sebészeti,
11. 93.29 szerinti m.n.s. egyéb szórakoztatási, szabadidős tevékenységből kizárólag táncteremi, diszkó működtetési,
12. a 95.1–95.2 szerinti javítási,
13. 96.01 szerinti textil, szőrme mosási, tisztítási tevékenységből kizárólag mindenfajta ruházat (beleértve a szőrmét) és textil géppel, kézzel mosási és vegytisztítási, vasalási,
14. 96.04 szerinti fizikai közérzetet javító szolgáltatási, és
15. 93.13 szerinti testedzési szolgáltatási tevékenységet folytató valamennyi adóalany, üzlet, mozgóbolt, kivéve:
ba) a betétdíjas göngyöleget visszaváltó üzlet,
bb) a csomagküldő kereskedelem, kivéve annak nyílt árusítást végző üzlete, bemutatóterme,
bc) az ipari – kivéve élelmiszeripari – tevékenységet folytató egyéni vállalkozó, ha termelő és értékesítő tevékenységét ugyanabban a helyiségben folytatja,
bd) a termelői borkimérés,
be) az utazási iroda, utazási ügynökség, turisztikai szolgáltató iroda utazási szolgáltatásai tekintetében,
c) a 2009. október 15. napján hatályos TEÁOR ’08 46.2–46.7 szerinti nagykereskedelmi tevékenységet folytató adóalanyok, üzletek, a kiskereskedelmi értékesítésük tekintetében.
Fontos tudni, hogy a pénztárgép használata egyik vállalkozásnak sincs megtiltva, bárki használhat online pénztárgépet, még az is, aki nem kötelezet rá. A pénztárgép használatával egyszerűsíteni, gyorsítani lehet az értékesítés menetét, nem mellesleg a forgalmi adatokat napra/órára pontosan lehet gyűjteni.
A vonatkozó rendelet, kivonatos formában IDE kattintva tölthető le.
- NAV pénztárgép üzembe helyezési kód (PTGREG adatlapon igényelhető a NAV-tól)
- Egyéni vállalkozó esetén:
- Vállakozói igazolvány, vagy önkormányzati igazolás
- Cég esetén (Bt, Kft, Kkt, NyRt, ZRt…):
- Cégkivonat másolat
- Aláírás minta másolat
- Személyi igazolvány, vagy jogosítvány, vagy útlevél
- Meghatalmazás, amennyiben nem az aláíró jár el a vásárlás során. Minta ide kattintva tölthető le.
A pénztárgép vásárlása csak első hallásra tűnik bonyolult folyamatnak, valójában nagyon egyszerűen és gyorsan beszerezheti üzletébe a pénztárgépet.
Az online pénztárgép vásárlása két lépésből áll, az első a mobil kommunikációhoz szükséges előfizetői szerződés megkötés, a második pedig a pénztárgép megszemélyesítése, üzembe helyezése.
1) Előfizetői szerződés
Az előfizetői szerződés megkötésére azért van szükség, mert az online pénztárgépekben GSM modul van, ami segítéségével az összegyűjtött forgalmi adatokat a pénztárgép elküldi a NAV szervereire. Az OPTIMA online pénztárgépekben a Mobil Adat Kft. biztosítja az internet hozzáférést, aminek a havidíja 1500-Ft + áfa / hó. Meglévő vezetékes, vagy mobil internet nem használható a pénztárgéphez.
A szerződés kötéshez szükséges dokumentumok, amiket magával kell hoznia a vásárláshoz:
- Cégkivonat (nem kell hiteles, csak az adatok pontos egyeztetése miatt van rá szükség)
- Aláírás minta (másolat), vagy vállalkozói igazolvány(igazolás is elegendő)
- Személyi igazolvány, vagy útlevél (külföldi állampolgár is vásárolhat pénztárgépet)
Ha az előfizetői szerződést nem az aláírás minta szereplő személy köti meg, akkor szükséges még egy meghatalmazás, amit IDE KATTINTVA tölthet le.
2) Pénztárgép beüzemelés
A pénztárgép megszemélyesítésekor rögzítjük az Ön vállalkozása adatait a pénztárgép fejlécében, beprogramozzuk a használni kívánt ÁFA gyűjtőket, igény esetén beállítjuk az összeg korlátozásokat a véletlen elütések kivédésére.
Az online pénztárgép megszemélyesítéséhez, beüzemeléséhez szükséges egy regisztrációs kód, amit a NAV-nál lehet igényelni. Az üzembe helyezési kód igénylése díjmentes. Üzembe helyezési kódot a PTGREG adatlap beküldésével lehet igényelni.
A PTGREG adatlap kitöltéséhez és beküldéséhez segítséget nyújthat könyvelője és a NAV oldalán található Kitöltési Útmutató.
Az üzembe helyezési kódot a kérelem benyújtásától számított 5 napon belül megküldi Önnek a NAV (a tapasztalatok szerint, általában 2 nap alatt megérkezik a kód).
- A megkapott üzembe helyezési kódot hozza magával a vásárláskor.
A pénztárgép vásárlása körülbelül 20 percet vesz igénybe, ennyi időre van szüksége az értékesítő kollégáknak, hogy megkössék az előfizetői szerződést, és megszemélyesítsék a pénztárgépét. Lehetőség van interneten történő vásárlásra, vagy helyszíni üzembe helyezésre is. Ezekben az esetekben a fenti, pirossal jelölt dokumentumokat elegendő email-ben elküldeni.
Az online pénztárgép megszemélyesítéséhez, beüzemeléséhez szükséges egy regisztrációs kód, amit a NAV-nál lehet igényelni. Az üzembe helyezési kód igénylése díjmentes. Üzembe helyezési kódot a PTGREG adatlap beküldésével lehet igényelni.
A PTGREG adatlap kitöltéséhez és beküldéséhez segítséget nyújthat könyvelője és a NAV oldalán található Kitöltési Útmutató.
Az üzembe helyezési kódot a kérelem benyújtásától számított 5 napon belül megküldi Önnek a NAV (a tapasztalatok szerint, általában 2 nap alatt megérkezik a kód).
Az online pénztárgépek bevezetése után az adóhatóság már online, azonnal látja egy üzlet forgalmi adatait. A pénztárgép a nyugta kibocsájtásával egyidőben a kinyomtatott adatokat elektronikus formátumban elmenti egy speciális SD kártyára, ami a készülék belsejében lévő adóügyi ellenőrző egységben(AEE) található. Az AEE feladata a pénztárgép által kinyomtatott bizonylatok biztonságos tárolása, és azok eljuttatása az adóhatóság szervereire. Az AEE a GSM hálózaton, vezeték nélküli kapcsolaton keresztül küldi az összegyűjtött adatokat a NAV szervereire. Az AEE teljesen automatikusan látja el a feladatát, külső beavatkozást nem igényel, ha a működéséban hiba lépne fel, akkor azt a pénztárgépen lévő 3 jelzőfény jelzi.
Az AEE kiemelt biztonsági és titkosítási eljárásokat használ, hogy a pénztárgép forgalmi adatai illetéktelen kezekbe ne kerülhessenek, itt érdemes megemlíteni, hogy még az online banki felületektől is komolyabb biztonsági rendszer védi a pénztárgép adatait.
A korábbi forgalmi adatokat nem csak az adóhatóság, hanem a pénztárgép tulajdonosa is megismerheti, felhasználhatja. A pénztárgépből a rajta lévő USB porton keresztül a felhasználó is kiolvashatja a korábbi nyugták, zárások adatait és azokból saját statisztikát is készíthet, elemzheti üzlete forgalmát, de akár egy régebbi Napi Zárást, vagy Nyugtát is visszakereshet, és újra kinyomtathat.
A pénztárgép napló a pénztárgép elválaszthatatlan tartozéka. Ebbe kerül bejegyzésre a pénztárgép minden adata, az esetleges javítások is a pénztárgépnaplóba kerülnek dokumentálásra. Szintén a pénztárgépnaplóba kerülnek bevezetésre az éves felülvizsgálatok is. A pénztárgép naplót mindig a pénztárgép üzemeltetési helyén kell tartani, és az egy esetleges ellenőrzéskor be kell tudni mutatni a hatóság munkatársainak. Amikor a pénztárgépet szervizbe hozza, akkor mindenképp a pénztárgép naplót is hozza magával, ennek hiányában a havítás nem kezdhető meg.
Minden új pénztárgéphez pénztárgép napló is készült az üzembe helyezéssel egy időben. A pénztárgépnaplót sorszámmal rendelkezik, úgynevezett szigorúszámadású bizonylatnak minősül, ezért BE KELL vezetni a szigorú számadású bizonylat nyilvántartásba. Jellemzően a pénztárgép AP száma azaz egyedi azonosító, amit be kell írni a nyilvántartásba.
Amikor elromlik a pénztárgép, az nagyon bosszantó dolog tud lenni, pláne, ha a legnagyobb forgalom közben történik. Ilyen esetekben is oda kell figyelni néhány dologra.
- Ha nyitva van a szerviz, akkor hívjuk fel, hátha telefonon is megoldható a probléma.
- Ha nincs nyitva a szerviz, akkor vegyük elő a pénztárgép naplót és írjuk bele, hogy mikor romlott el a gép.
Ezt a javítások lapon tehetjük meg, a javításra vonatkozó fejezet fenti szürke részén. FONTOS, hogy az órát és a percet is fel kell tüntetni. Ezt követően a lehető legrövidebb időn belül értesítsük a szervizt a hibáról. A hiba bejelentésekor kapunk a szerviztől egy egyedi azonosítót, amit be kell írni a pénztárgép naplóba. A javítás rublika szürke részét minden esetben a használó kötelessége kitölteni még mielőtt elvinnénk a gépet a szervizbe.
Ameddig nem működik a pénztárgép kézi nyugtát kell adni a vásárlóknak!
Az AP szám a pénztárgép egyedi azonosítója, a gép hátoldalán látható nagy számokkal kiírva. A pénztárgépet úgy kell az üzletben elhelyezni, hogy ez a szám jól látható legyen a vásárlók (és az ellenőrök) számára is. Amennyiben az üzlet berendezéséből adódóan ez nem megoldható, akkor ki kell nyomtatni legalább 3cm magasságú karakterekkel, és jól látható helyen el kell helyezni az üzletben.
Nem szükséges a bejárathoz kitenni, nem kell az utcáról is látszódnia a számnak. A rendelet csak az üzleten belüli feltüntetését írja elő, minimálisan 3cm magas számokkal.
Sokan nem tudják, hogy mit kell tenni abban az esetben, ha a pénztárgép sárga lámpája sokszor villog, pedig erre is nagyon kell ügyelni az új pénztárgépnél.
A sárga lámpa az adatkapcsolatot jelzi a pénztárgép és a NAV szerver között.
- Ha nem világít, akkor minden rendben van, teendő nincs, lehet dolgozni a géppel.
- Ha folyamatosan világít, akkor épp kommunikál a szerverrel, eközben is használhatjuk a gépet.
- Ha villog, akkor nincs kapcsolat a szerverrel, de az értékesítést ez sem befolyásolja.
Az utóló esetben NEM KELL rögtön hívni a szervizt, érdemes várni néhány órát / napot, mert valószínűleg magától helyre fog állni a kapcsolat. Amennyiben 1-2 napon keresztül folyamatosan villog a sárga lámpa, akkor valószínűleg nem megfelelő a mobil hálózat elérhetősége.
Amennyiben nem szűnik meg a LED villogása, két dolgot tehetünk:
- Hívjuk fel a szervizt, és kérjünk kiszállást. A szervizes rendelkezik olyan műszerekkel, nagyobb antennákkal, amivel megállapítható, hogy miért nincs kapcsolat.
- Vásároljunk egy nagyobb antennát. A pénztárgépeket általában 2-2,5dBi nyereségű antennával szállítják, ezek a legtöbb üzletben elegendő térerőt biztosítanak. Lehet vásárolni nagyobb beltéri 7dBi, vagy 9dBi nyereségű kültéri antennát is.
Webáruházunk antenna kínálata itt érhető el: https://www.penztargepuzlet.hu/penztargepek/gsm_antennak
FONTOS!
A megfelelő adatkapcsolat biztosítása az üzemeltető feladata. Amennyiben több napon keresztül nincs kapcsolat a szerverrel, akkor mindenképp, minél előbb meg kell oldani a hibát.
A jelenleg hatályos 48/2013. (XI. 15.) NGM rendelet 48. § előírja a pénztárgépek kötelező éves felülvizsgálatát.
A felülvizsgálatot a pénztárgép vásárlását követő, illetve legutóbbi éves szervizelését követő 1 éven belül kell elvégezni. A felülvizsgálat időben történő elvégeztetése az üzemeltető kötelessége, elmulasztása esetén az adóhivatal (NAV) bírságot szabhat ki.
Mi történik a felülvizsgálat során?
- A szervizes ellenőrzi a pénztárgép helyes működését
- Ellenőrzésre kerülnek a pénztárgép kopó alkatrészei, így még azelőtt cserélhetők, hogy a pénztárgép meghibásodna, így nem kell váratlanul nélkülöznie a pénztárgépét.
- Elvégzésre kerülnek a NAV által előírt folyamatok
- Részletesen dokumentálásra kerülnek a felülvizsgálat eredményei, amit a szervizes a felhasználó rendelkezésére bocsájt.
- Végezetünk a NAV részére is lejelentésre kerül a felülvizsgálat megtörténte.
Bárki elvégezheti a pénztárgép felülvizsgálatot?
A kötelező éves felülvizsgálatot csak az adott pénztárgép szervizelésére feljogosított műszerész végezheti el. Az éves felülvizsgálatot jellemzően az a szerviz végzi, ahol a pénztárgépet vásárolták.